Maîtrise du système documentaire

Programme
1er Jour

Les différents types de documents à gérer et leur rôle
  • Les documents d'organisation
             - Les procédures, Les instructions, Les formulaires, les notes de service…
  • Les documents d'orientation
             - La politique qualité, le projet d'établissement ou de service…
  • Les enregistrements issus de l'activité
             - Les dossiers des usagers (projets individualisés, synthèses…)
             - Les rapports d'évaluation internes et externes
             - Les rapports d'activité, les comptes rendus de réunions d'équipe…
             - Les actions d'amélioration

Les phases de gestion des documents
  • La création/rédaction, l'établissement, la validation, la modification, la diffusion
             - Analyse d'une procédure de gestion des documents

La rédaction des procédures
  • Méthodologie de rédaction
             - Différentes possibilités de mise en forme
             - Illustration par des exemples
             - Exercice de mise en oeuvre


1er Jour

Le classement et l'accès aux documents
  • Le tableau de gestion des documents
             - Analyse d'un exemple
  • La diffusion et l'accès aux documents
             - Communication liée à la diffusion et à l'application

La modification des documents
  • La gestion des versions
             - Illustration

La gestion des enregistrements
  • Instruction de gestion
             - Tableau de gestion des enregistrements (localisation, durée de conservation, confidentialité…)
             - Analyse d'un exemple d'instruction et d'un tableau
  • Maîtrise de la confidentialité
             - Dossiers des usagers
             - Dossiers des personnels